Planning salariés

Exemple : les 3 assistantes du service Commercial ont des horaires de travail identiques.

Vous souhaitez donc leur affecter le même modèle de planning annuel. C'est à l'aide d'une recherche multicritère que vous pourrez attribuer, en une seule opération, un même planning à plusieurs salariés.

1. Dans la partie gauche de la fenêtre, dans laquelle figurent tous les salariés de l'entreprise, activez le menu Contextuel (clic droit) et sélectionnez la commande Recherche multicritère.

2. Après avoir défini les critères nécessaires à votre recherche (emploi = secrétaire ET service =commercial), cliquez sur le bouton [OK].
   Seuls les 3 salariés répondant aux critères requis, sont affichés dans la fenêtre.

3. Activez la commande Tout marquer du menu Contextuel.

Vous devez maintenant leur affecter le modèle de planning annuel correspondant à leur cycle de travail.

4. Activez la commande Modèles de planning annuel du menu Contextuel puis sélectionnez le planning 001 qui comporte tous les cycles de travail de l'année correspondant à leur activité ; l'intégralité des informations définies dans ce planning sont donc reprises par défaut ; mais vous pouvez en modifier certaines caractéristiques si vous le souhaitez.

Vous pouvez, à partir de la fenêtre Planning salarié, modifier certains cycles de travail du modèle de planning annuel, sans que cela ait de conséquences sur le modèle de planning annuel initial, défini par la commande Gestion de temps - Modèle de planning annuel du menu Bases ; seul le planning du salarié concerné sera modifié.

Pour cela :

• sélectionnez la période du planning à modifier dans la partie droite de la fenêtre,

• activez le menu Contextuel puis choisissez le modèle de planning hebdomadaire qui doit lui être appliqué.

L'élément à modifier peut également être un écart de temps constaté. Dans ce cas, vous opterez pour un des choix proposés dans la liste des Natures d'écarts du menu Contextuel. La liste des natures d'écarts présentée correspond toujours à des natures d'écarts de type CP, RTT et Absence.

Vous pouvez, si vous le souhaitez, enregistrer un écart de temps directement à partir du planning salarié.

Exemple

Vous souhaitez enregistrer une journée de congés RTT pour un de vos salariés.

1. Affichez le planning en mode quotidien (option Quotidienne dans la partie Sélection de l'en-tête).

2. Sur la ligne de son planning, cliquez sur la case pour laquelle vous allez définir l'écart.

3. Ouvrez le menu Contextuel et sélectionnez la commande Natures d'écarts.
   Dans la liste proposée, choisissez celle que vous souhaitez utiliser, c'est-à-dire RTT pour notre exemple. La case concernée prend alors la couleur de référence que vous avez définie dans la fiche Nature d'écart.

Si vous souhaitez enregistrer une nature d'écart pour une semaine complète, optez alors pour un affichage en mode Hebdomadaire.

Vous pouvez gérer vos écarts de temps en demi-journée.

Exemple

Un de vos salariés s'absente une matinée pour la rentrée des classes de ses enfants. Elle a posé une demande d'une demi-journée de congés payés.

Vous enregistrez cette absence dans son planning de la façon suivante :

1. Affichez le planning en mode quotidien (option Quotidienne dans la partie Sélection de l'en-tête).

2. Sur la ligne de son planning, cliquez sur la case pour laquelle vous allez définir l'écart.

3. Activez le menu Contextuel (clic droit) et sélectionnez la commande Natures d'écarts. Dans la liste proposée, choisissez celle que vous souhaitez utiliser, c'est-à-dire Congés payés pour notre exemple.

4. Dans l'en-tête de la fenêtre Planning Salariés, les options de demi-journées deviennent alors actives ; cochez l'option Fin en demi-journée.

Vous constatez que la case du planning est divisée en deux parties : une demi-journée en congés et une demi-journée travaillée.

Cette gestion en demi-journée vous permet d'enregistrer, si vous le souhaitez, deux natures d'écarts différentes pour une seule et même journée. Vous repérez facilement ces écarts d'après leur couleur et/ou à l'aide des bulles d'aide qui s'affichent lorsque vous placez le pointeur de la souris sur la case du planning.

Vous pouvez consulter, pour un salarié, la feuille de temps que vous lui avez déjà saisie, directement à partir de son planning.

1. Choisissez la commande Feuille de temps du menu Contextuel (clic droit).

2. A ce stade, si vous apportez d'éventuelles modifications à la feuille de temps du salarié en question, celles-ci sont alors automatiquement reportées dans son planning.

Vous pouvez accéder à la fiche Salarié directement à partir de la fenêtre Plannings salariés. Cela vous permet ainsi de vérifier et/ou consulter certaines informations de la fiche Salarié et d'y apporter d'éventuelles modifications.

Pour cela :

1. double-cliquez sur la ligne du salarié concerné,

2. sélectionnez la ligne du salarié concerné puis activez la commande Modifier du menu Édition ou Contextuel.

Les systèmes d'alerte, définis dans les paramètres collectifs et individuels ne prennent effet qu'à compter de la date système à partir de laquelle vous établissez le planning salarié.
Seules les options de l'onglet Paramètres généraux sont concernées par cette date système (jours travaillés dans la semaine, nombre d'heures travaillées par jour et contingent d'heures supplémentaires par an).

Exemple: vous établissez un planning annuel à la date du 01 février 2007. Les éléments du mois de janvier 2007 ne seront pas pris en compte pour le déclenchement des systèmes d'alerte.