Récupération des cumuls

Contexte

La récupération des cumuls appelée plus communément la reprise de paye ou reprise des cumuls intervient lorsque vous reprenez la gestion d’un dossier de paye en cours d’année. Par exemple, de Janvier à Mars, vous gériez les payes sur votre ancien logiciel et à partir du mois d’Avril, vous voulez reprendre cette gestion sur Ciel Paye.

Il est évident que si cette migration est proche de la date de clôture de l'exercice social, il est bien plus simple d'opérer le changement au début du nouvel exercice. Exemple : vous comptiez opérer la migration au mois de novembre. Dans la mesure du possible, il serait plus simple de traiter les payes de décembre sur l'ancien système et de faire la migration en janvier N+1.

Les méthodes de la reprise de paye

Pour récupérer les cumuls antérieurs à la date de reprise, deux méthodes peuvent être appliquées :

1. La première méthode (préconisée par le service technique), consiste simplement à refaire les bulletins de paye depuis le début de l'exercice.

2. La seconde méthode consiste à créer un bulletin unique par salarié sur la période allant du début de l’exercice jusqu’à la date du changement de logiciel.

En pratique

Première méthode

Une fois que vous aurez créé les salariés et renseigné leurs cumuls de congés, dans notre exemple à fin décembre N-1, nous vous conseillons d’utiliser la gestion des profils afin de personnaliser votre plan de paye et de simplifier le déploiement des profils salariés dans les bulletins qui seront à recréer.
Ensuite, à partir du menu Gestion des bulletins, en vous inspirant des bulletins de votre ancien système, vous devrez générer ceux de janvier puis ceux de chaque mois jusqu'à la migration.

Pour plus de détails sur les procédures, reportez-vous aux liens suivants :

Créer un salarié

Prise de congés pour les salariés

Gestion des profils

Créer un bulletin

Avantages / inconvénients

Même si cette méthode semble quelque peu contraignante, elle présente de nombreux avantages. Tout d'abord, c'est un excellent exercice de prise en main du logiciel. Ensuite, elle vous permettra d’obtenir un dossier complet et d'optimiser par la suite l'utilisation de toutes les fonctions du logiciel :

• éditions d'états récapitulatifs quelque soit la période,

• sortie des attestations pré-remplies (Pôle Emploi, Maladie,…),

• établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles,

• vérifications des calculs par rapport à votre ancien système (particulièrement pour les cotisations et les exonérations).

Seconde méthode

Afin de simplifier cette saisie, il est conseillé de se procurer un journal de paye détaillé par salarié pour la période à reprendre.

Une fois que vous aurez créé les salariés et effectué les paramétrages nécessaires, vous devrez créer un bulletin sur le mois précédent la date de reprise (dans notre exemple : Mars). Vous renseignerez dans ce bulletin tous les cumuls.

Pour cela, dans l’onglet Variables du bulletin, vous saisirez les valeurs correspondant aux cumuls de ces éléments sur les mois allant du début de l’exercice jusqu’à la période de bascule (dans notre exemple de Janvier à Mars).

Exemple : sur la variable SALBASE, Salaire mensuel de base, le cumul des salaires de base de janvier, février et mars sont à renseigner.

Vous procéderez ainsi pour toutes les variables y compris les variables de compteur d'heures et de plafond.
Enfin, dans l’onglet Lignes du bulletin, vous pourrez forcer les valeurs que vous n'avez pas pu saisir au niveau des variables.

Exemple : vous n'êtes pas d'accord avec l'assiette de calcul d'une cotisation, il vous suffit de double-cliquer sur le montant pour passer en mode saisie et corriger la valeur.

Une fois ce bulletin cumulé validé et avant de générer celui d'un autre salarié, il est souhaitable de retourner dans la fiche de chaque salarié pour y mettre à jour les cumuls des congés.

Pour plus de détails sur les procédures, reportez-vous aux liens suivants :

Créer un salarié

Créer un bulletin

Prise de congés pour les salariés

Avantages / inconvénients

Même si cette méthode semble plus rapide, elle présente les inconvénients suivants :

• Impossibilité de sortir des états sur toutes les périodes de l'année.

• Impossibilité de sortir des attestations pré-remplies complètes (Pôle Emploi, Maladie,…).

• Difficultés dans l'établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles.

• Impossibilité de vérifier les calculs par rapport à votre ancien système.

Quelle que soit la méthode utilisée, afin de garder une certaine cohérence dans vos futures éditions ou traitements, il est conseillé de pratiquer cette reprise y compris pour les salariés qui ne seraient plus présents au moment de la bascule, mais qui auraient eu une période de présence sur l'exercice (exemple : un salarié en CDD présent qu'au mois de janvier).