Documents Word
Menu Édition - commande
Documents Word
Votre logiciel permet d'intégrer les informations concernant la société,
les salariés et les bulletins de paye dans des documents type réalisés
avec Word.
Vous pouvez ainsi éditer des documents administratifs : certificats
d'embauche, contrats de travail, périodes de congés, etc. Vous pourrez
également réaliser des mailings pour l'ensemble des salariés.
Plusieurs modèles de documents sont livrés en standard avec l'application.
Vous pouvez les modifier et en créer de nouveaux si ceux proposés ne vous
conviennent pas.
Pour disposer de cette fonctionnalité,
vous devez avoir la version Microsoft Office Word 2000 ou supérieure installée
sur votre micro-ordinateur.
Lien
Word sur le fichier des salariés
Le traitement peut être lancé de deux manières :
-
à partir de la liste des salariés, par la commande Documents Word du menu Édition.
Sélectionnez ou marquez au préalable les fiches des salariés pour
lesquels vous voulez éditer ou imprimer un document.
-
à partir de la liste des salariés en cliquant sur l'icône
Lien Word avec les salariés, présentée
dans le groupe Internet - Office
de la barre de navigation.
Sélectionnez les salariés directement dans la fenêtre Gestionnaire
de documents soit en choisissant le code du salarié concerné,
soit en appliquant une recherche multi-critères.
Dans les deux cas, une fois les salariés sélectionnés, choisissez
dans la liste le modèle Word à utiliser.
Vous pouvez aussi en créer d'autres ou modifier ceux existants.
Lien
Word sur la liste des bulletins
Tout comme pour les salariés, vous pouvez utiliser les informations
contenues dans les bulletins de paye pour les intégrer à des modèles
de document que vous éditez et imprimez à l'aide de l'application
Microsoft Word.
Le principe d'utilisation est similaire au lien Word sur le fichier
des salariés, seuls changent la nature des informations et les modèles
utilisés.
Exemple
Le modèle Lettres-chèques, livré avec Ciel Paye, vous permet
d'imprimer un courrier type reprenant le nom et l'adresse du salarié
suivi du chèque de règlement du salaire, et reprenant soit le
montant d'un acompte versé soit le montant du Net à payer.
Pour que les montants soient toujours imprimés
au bon endroit sur le chèque de la lettre, ils sont placés dans le
pied de page du document Word. Vous pourrez les consulter pour contrôle
dans Word en utilisant le mode Page d'affichage
ou en demandant l'aperçu avant impression.
Le traitement peut être lancé soit par la commande Documents
Word du menu Édition si la liste
des bulletins est active, soit par l'icône Lien
Word sur les bulletins du le groupe Internet
- Office de la barre
de navigation.
Consulter
un document
La liste des modèles de document est présentée dans la fenêtre Gestionnaire de documents (commande
Documents Word du menu Édition).
-
Sélectionnez le modèle Word de votre choix.
-
Cliquez sur [Consulter].
L'application Word s'ouvre. Les informations nécessaires concernant
la société (telle l'adresse par exemple) et le salarié sont automatiquement
insérées dans le document. Vous pouvez modifier le document comme
n'importe quel autre et l'imprimer. En revanche, les modifications
ne sont pas conservées dans le modèle de Ciel Paye pour Windows.
-
Pour revenir dans Ciel Paye pour Windows, activez la commande
Quitter de Word.
Imprimer
un document
-
Dans la fenêtre Gestionnaire de documents,
sélectionnez le modèle de votre choix.
-
Cliquez sur [Imprimer].
Les informations concernant les salariés ou les bulletins sélectionnés
sont alors insérées dans les documents.
Créer
un modèle de document
Dans Ciel Paye pour Windows, vous nommez le modèle de document que
vous créez.
-
Dans la fenêtre Gestionnaire de documents,
cliquez sur [Nouveau].
-
Saisissez son intitulé puis cliquez sur [OK].
-
Sélectionnez dans la liste des modèles celui que vous venez
de créer.
-
Cliquez sur [Modifier].
-
L'application Word s'ouvre ainsi qu'une fenêtre nommée DOCUMENT
1. Apportez les modifications nécessaires.
Modifier
un document
La procédure pour modifier les informations contenues dans un modèle
est la même pour un nouveau modèle ou pour un modèle existant.
-
Dans la liste des modèles, présentée dans la fenêtre Gestionnaire de documents, sélectionnez celui
à modifier.
-
Cliquez sur [Modifier].
L'application Word s'ouvre et le modèle s'affiche à l'écran.
-
Saisissez, dans le modèle, le texte qui ne varie pas d'un
document à l'autre, en utilisant les commandes de Word pour mettre
en forme et en page votre texte.
Si vous voulez qu'une information soit récupérée de la paye et insérée
dans votre texte, vous devez insérer dans le modèle de document le
champ dont vous récupérez la donnée. Exemple :
vous voulez insérer le nom du salarié dans une formule de politesse.
Vous insérez le champ : [GETFIELD SALARIE.NOM]
-
Pour insérer un champ, vous pouvez :
-
le saisir directement dans votre texte mais dans ce cas
vous devez respecter la syntaxe propre aux noms des champs.
-
utiliser une des commandes du menu Ciel Paye, automatiquement
ajouté à la barre des menus de Word, lorsque vous créez ou modifiez
un modèle de document.
La sauvegarde du document est réalisée lorsque vous fermez WORD.
Les documents créés sont enregistrés au format RTF et sont stockés
dans le sous-répertoire OFFMODEL du logiciel de Ciel Paye pour Windows.
-
Activez la commande Quitter du
menu Fichier.
-
Cliquez sur [Oui] pour confirmer l'enregistrement.
Dupliquer
un document
Une autre manière de créer un modèle consiste à dupliquer un modèle
et d'y apporter vos éventuelles modifications.
-
Dans la fenêtre Gestionnaire de documents,
sélectionnez le modèle puis cliquez sur le bouton [Dupliquer].
-
Saisissez le nom du nouveau modèle et cliquez sur le bouton
[OK].
-
Pour apporter vos modifications au modèle, sélectionnez-le
dans la liste et cliquez sur le bouton [Modifier].
Supprimer
un document
Si des documents ne sont plus utilisés, vous pouvez les supprimer.
-
Dans la fenêtre Gestionnaire de documents,
sélectionnez le modèle à supprimer.
-
Cliquez sur le bouton [Supprimer].
-
Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez
sur le bouton [Oui].
Classer
les modèles
Les différents modèles que vous créez peuvent être classés dans
des dossiers selon leur nature.
-
Dans la fenêtre Gestionnaire de document,
double-cliquez sur le dossier intitulé WORD.
-
Cliquez sur le bouton [Classeur].
-
Saisissez le nom du dossier puis cliquez sur [OK].
Ce dossier est créé dans le répertoire Word.
-
Lorsque vous créez ensuite un nouveau modèle, cliquez auparavant
sur le dossier dans lequel vous voulez le classer.
Le dossier Word ne peut être ni supprimé
ni modifié ; seuls d'autres dossiers et documents pourront y être
ajoutés, modifiés ou supprimés.
Le
menu Ciel Paye dans Word
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